Nous recherchons un.e chargé.e de gestion administrative

La polyvalence sera le maître mot de cette mission.
Sous la supervision et avec l’appui de la Responsable du pôle gestion, les différentes missions du Chargé.e de gestion administrative sont au service du bon fonctionnement de l’équipe et des locaux de Frères des Hommes.

1. Services généraux et logistique
Objectif : Assurer les moyens permettant à l’équipe salariée de travailler convenablement, dans une ambiance agréable, tout en veillant à sa sécurité. Proposer des orientations en matière de gestion des services généraux. Optimiser la gestion et l’utilisation des espaces et des moyens.

Gestion des locaux

  • Suivi des copropriétés
  • Gestion des différents contrats liés au fonctionnement des locaux (eau, électricité, ménage...)
  • Organisation et coordination des travaux de maintenance,
  • Organisation et coordination de l’entretien des locaux,
  • Gestion des clés et des accès aux différents bureaux
  • Gestion de l’accueil téléphonique
  • Gestion du courrier postal et email
  • Gestion des fournitures et consommables
  • Suivi du Document Unique

Gestion du parc informatique

  • Achat et maintenance du matériel informatique et des logiciels,
  • Gestion de la relation au prestataire : serveur, internet, voix sur IP
  • Renouvellement du serveur,
  • Assistance des salarié.es.

2. Social
Objectif : Garantir la bonne réalisation du cycle paie et assistance aux personnes

  • Préparation des éléments variables de paye (congés et TR) en lien avec le cabinet de gestion des paies
  • Suivi des charges sociales et fiscales en lien avec le cabinet comptable
  • Suivi administratif des salarié.es, volontaires, stagiaires (attestations maladie, actualisation des dossiers individuels, etc)
  • Mise à disposition des informations légales et assistance aux salarié.es
  • Relation avec les organismes de formation

3. Support administratif
Objectif : Tenir à jour les dossiers administratifs et répondre aux obligations légales. Actualiser et faire appliquer les procédures internes

  • Actualisation des dossiers administratifs de l’association et de ses établissements.
  • Suivi et mise en conformité avec les des obligations légales et statutaires de l’association
  • Gestion des archives
  • Rédaction, actualisation et diffusion du corpus de procédures internes (politique d’achat, notes de frais, utilisation du matériel, occupation des locaux, etc)
  • Création de tableaux de suivi administratif ou financier pour les différents pôles d’activités
  • Suivi du plan d’action lié à la cartographie des risques.

Profil recherché :
Etudes et expériences :

  • Bac + 3 en gestion, administration, assistance de direction, secrétariat général
  • Expérience professionnelle de 3 ans minimum
  • La connaissance du secteur associatif français sera appréciée

Savoir-faire technique :

  • Bonnes connaissances et appétence pour l’informatique
  • Excellente maitrise d’Excel
  • Pragmatisme et appétence pour le bricolage

Savoir-faire relationnel :

  • Polyvalence et curiosité
  • Rigueur et organisation
  • Réactivité et capacité à gérer les imprévus
  • Prise d’initiatives/force de propositions
  • Capacité d’animation au service de l’équipe salariée

Contrat :

  • CDI
  • Salaire selon profil et expérience
  • Poste à pourvoir immédiatement
  • Plein temps, adaptable en 4/5ème

(Statut non cadre)

Envoyer CV et LM à : pge.recrute@fdh.org